Это нереальная версия, конечно же. Я спроектировала небольшую копию для примера, т.к. я не могу показать настолько конфиденциальные данные.

А вот как стал выглядеть отдел после моего вмешательства. Обратите внимание на структуру:

Что изменилось:

1. Я сделала так, чтобы новички после прихода в компанию не отвлекали ключевых сотрудников. Все, что им нужно было знать — находилось в первой колонке: инструкции, расписание собраний, список сотрудников, чтобы понять, кто и за что отвечает.
2. Дальше я собрала все документы и медиа в одной колонке (раньше они были разбросаны по всему отделу). Так работа стала более организованной. Поиск файла занимал меньше времени.
3. Раньше на каждый пост, на каждую мелкую задачку создавалась отдельная карточка. Я сделала карточки по месяцам. Каждая колонка больше не выглядела как бесконечная простыня.
4. Важные моменты теперь были отмечены цветными метками, чтобы облегчить визуальное восприятие отдела.

Самое важное: я не только построила систему, но и сделала так, чтобы она работала из месяца в месяц. Мне не нужно было тешить свою важность через то, что я постоянно ввожу какие-то вау-нововведения. Когда рутина привычна, сотрудники могут отдавать больше креатива и пользы созданию контента. А значит им нужно было довести организационные моменты до уровня обыкновенной привычки.

Отзывы сотрудников подтверждают, что им стало легче работать.

Шаблоны — важная часть упрощения процесса производства контента. Например, когда все знают, как именно нужно заполнить кейс или как подать заявку дизайнеру — процесс проходит продуктивно:

• Вместо «Привет, сделай дизайн» → я разработала короткий шаблон на основе того, что требовалось другим отделам. Мои сотрудники знали, что именно нужно заполнить, а отдел дизайна знал, что им не придется засыпать наш отдел вопросами.
• Вместо «Нам нужен рилс-мейкер и какое тестовое ему дать?» → Я разработала шаблоны коротких заданий, была готовая база. Нужен новый человек → быстро обращаемся к ней и на этом все.

Чтобы работать было легче, я сразу изучила привычки сотрудников и завела отдельный файл. Я давно погружена в психологию и это очень мне помогло. Какой психотип, мотивация у каждого из них, привычки и прочее — всё это помогло построить общую картину отдела. Я знала, что и от кого я могу ожидать, кто может подвести, кто нет. За счёт этого я смогла выстроить работу так, чтобы мы нигде не опаздывали.

Мы делали контент разного вида и, конечно, я услышала однажды «длинные тексты не работают». Это факт. Много где дело обстоит именно так. Но это была такая ниша, где невозможно было дать реальную пользу без того, чтобы иногда выпускать длинные посты с крутым содержанием.

Я предложила эксперимент. Изучила тему очень глубоко, поработала с запросами пользователей и мы все же выпустили очень длинный пост. И знаете что? Он привлёк на 35,8% больше пользователей, чем все другие. Также было много сохранений.

Моя работа состоит не в том, чтобы потакать клиенту во всем. Я обязательно прислушиваюсь к пожеланиям и опыту клиента. НО: иногда просто нужно экспериментировать. Я стараюсь видеть не только тренды, но и то, насколько они сочетаются с потребностями аудитории. И в этот раз потребность была в объемном материале с большой пользой.

К сожалению, я не смогла остаться, т.к. дальше я должна была присутствовать на другом проекте. Но результат меня порадовал: после ухода я оставила за собой хорошо отлаженную систему, а руководитель был доволен работой в целом.